We staan aan het begin van een revolutie. Een duurzame revolutie, wel te verstaan. In dit artikel komen de voordelen aan bod die het digitaliseren met zich meebrengt.
Van analoog naar digitaal
Wanneer een bedrijf analoge werkprocessen (zoals veel papiergebruik) om wil zetten naar digitale werkprocessen kan dit behoorlijk wat tijd kosten. Vaak wordt een ICT-afdeling of een extern bedrijf ingeschakeld om deze omschakeling te verwezenlijken. Maar er zijn vrijwel alleen maar voordelen te noemen wanneer dit proces eenmaal voltooid is… Namelijk:
1. Het papierverbruik wordt drastisch verminderd
2. Het is kostenbesparend, omdat er minder papier verbruikt wordt, maar ook omdat het de productiviteit van de medewerkers verhoogt: het digitaal zoeken naar documenten kost immers veel minder tijd
3. De klanten zullen meer tevreden zijn, omdat medewerkers en/of klanten rechtstreeks toegang hebben tot de benodigde documenten
4. De veiligheid neemt toe, omdat de documenten beveiligd kunnen worden
5. De medewerkers kunnen gedeeltelijk thuiswerken als het nodig is
6. Er worden over het algemeen minder fouten gemaakt
7. Documenten kunnen sneller verwerkt worden
8. Vergaderingen kunnen online gehouden worden wat weer bespaart op eventuele reiskosten
9. Het is veel beter voor het klimaat
Dit is nog maar een greep uit alle voordelen. Het grootste pluspunt zal waarschijnlijk het terugbrengen van het aantal printers binnen het bedrijf zijn. Papierbesparing is immers ontzettend belangrijk voor ons klimaat. Bovendien verbruiken printers veel elektriciteit waarop kan worden bespaard. Zo wilde de Rijksuniversiteit Groningen ook verduurzamen: het streven was om papierloos te werken en zo werd er niet alleen op het klimaat bespaard, maar ook op geld, energie en water. In een jaar tijd bespaarde de universiteit 65 bomen, 102.000 liter water en 28.000 kg CO2!
Scrive
Soms moeten documenten en/of brieven ondertekend worden en dat is veelal de reden dat er nog steeds veel geprint en gescand wordt. Inmiddels is ook hier een oplossing voor gevonden, namelijk Scrive, een bedrijf dat elektronische handtekeningen en online identiteitsverificaties mogelijk maakt. Door de uitgebreide expertise van dit bedrijf zal de digitale reis veel eenvoudiger en transparanter zijn. Ook is het mogelijk om volledige integraties en systeemonafhankelijke oplossingen te verkrijgen, dit allemaal voor directe automatisering van elektronische ondertekeningen. Op deze manier wordt veel papier bespaard en zien documenten er stijlvol en netjes uit. Ook is het mogelijk om documenten via Scrive gemakkelijk te delen met klanten.
Om het overstappen minder rigoureus te maken, zijn hier wat tips om duurzaam te printen. Tenslotte is communicatie binnen het bedrijf heel belangrijk. De motivatie om duurzamer te werken moet ook vanuit de medewerkers komen. Halveer bijvoorbeeld de papierstapel bij de printer en zie wat er gebeurt. Duurzaamheid is bijvoorbeeld ook het scheiden van afval. Vervang de prullenbakken door gescheiden afvalbakken (dus ook de kleine prullenbakken bij de bureaus). Of daag de medewerkers binnen het bedrijf uit om zo duurzaam mogelijk te werken en loof eventueel een beloning uit. Zo weinig mogelijk printen (of dubbelzijdig als het niet anders kan!) en zo veel mogelijk gedigitaliseerd werken loont niet alleen het klimaat maar zeker ook het bedrijf.
